העולם המודרני מתקדם ואיתו טכנולוגיות חדשות אשר נכנסות לחיינו הפרטיים והעסקיים והופכות אותם לנוחים ומתקדמים הרבה יותר, מתוך מטרה לנצל באופן מקסימלי את המשאבים העומדים לרשותנו ולהפיק מהם את המירב לצורך קידום מטרות ויעדים שנקבעו מבעוד מועד וכאלה אשר נקבעים באופן דינאמי בהתאם לצרכים המשתנים והמושפעים מהשינויים החברתיים והכלכליים המתרחשים באופן קבוע ואשר דורשים שינויי תהליכים וקביעת מטרות חדשות. אוטומציה עסקית הינה שם כולל לתהליכים מרכזיים אשר מתבצעים במקביל, באמצעות מערכת אחת השולטת עליהם ודואגת כי יתבצעו בזמן הנכון וישיגו את המטרות העסקיות באופן האפקטיבי ביותר תוך שימת דגש נרחב על יעילות וניצול מלא של הפעולה לקידום מטרות הארגון.
מהי אוטומציה עסקית?
אם בעבר הפעולות העסקיות אשר נועדו לקידום מטרות העסק, היו מבוצעות באופן ידני וגוזלות זמן רב תוך ניצול מועט של המשאבים העומדים לפנינו ואי השגת המטרות והיעדים במלואם בטווח הקצר, כיום העולם משתנה והופך להרבה יותר נוח ופועל באופן אוטומטי ללא צורך במגע ידי אדם לאורך התהליך. מדובר על מערכת אשר מבצעת כמה משימות במקביל ומונעת בזבוז משאבים יקרים והפנייתם לפעולות אחרות הקשורות במשימות העסקיות. מדובר על התייעלות ארגונית אשר תורמת רבות הן מבחינה כלכלית והן מבחינת הגדלת תודעת הלקוחות כלפי החברה והמוצרים והשירותים אשר אותם היא משווקת.
אוטומציה עסקית למעשה משנה לחלוטין את כללי המשחק העסקי ומסייעת לבעלי העסקים לנהל בצורה האופטימלית ביותר את העסק אשר בבעלותם. מדובר על מערכת פשוטה לניהול ולפיקוח וכל בעל עסק יכול להשתמש בה ללא כל בעיה או רקע טכני מוקדם וכל שצריך לעשות הוא לעבור הדרכה מפורטת ולגלות עולם עסקי חדש שימקם את העסק בקדמת הבמה. אוטומציה עסקית מאפשרת יצירת קשר הדוק ומשמעותי עם מאגר הלקוחות הקיים ועם לקוחות פוטנציאליים עתידיים ובכך לקדם את המטרות הכלכליות של הארגון. מדובר על מערכת חכמה אשר יודעת לזהות מצבים בזמן אמת, בהתאם להגדרות הראשוניות שהוטמעו בתוכה.
מגוון שימושים למערכת אחת
מערכות אוטומציה עסקית, הינן בעלות יתרונות רבות לבעלי עסקים אשר מעוניינים כי תפעול הפעולות והמשימות בעסק, ייעשו באופן המיטבי ביותר תוך ניצול המשאבים באופן האופטימלי ביותר לרווחה העסקית. מגוון התחומים בהם מערכת האוטומציה פועלת ומסייעת עם הטכנולוגיה העתירה הגלומה בתוכה, הינן בלתי מוגבלים וכיום ניתן ליצור אוטומציה עסקית למגוון רחב מאוד של פעולות ובכך לאפשר את ניצול המשאב האנושי לפעולות אחרות. ישנם מגוון שימושים למערכת אוטומציה עסקית כאשר המרכזיים מתכם הם:
- תפעול מערכת צ'אטבוט – באמצעות מערכת אוטומציה עסקית, ניתן להפעיל צ'אטבוט אשר יספק את המענה והסיוע הדרושים ללקוחות. מדובר על אפשרויות צ'אט נוחות ויעילות אשר יופעלו במוקדים שונים בהם החברה מספקת את השירות שלה. הצ'אטבוט מספק שירות לאורך כל שעות היממה ומתיר את הצורך בהעסקת עובדים למטרה זו.
- מערכת זימון תורים – אוטומציה עסקית יכולה לסייע בזימון תורים למטרות שונות. באמצעות המערכת ניתן יהיה לקבוע את שעת הביקור או הפגישה, מטרתה ואף לקבל תזכורת אודות הפגישה במועד המתאים. בנוסף, ניתן באמצעות המערכת, לקבל תשלום אודות הפגישה ואף לספק קבלה באופן אוטומטי, ישירות למייל של הלקוחות.
- ניהול קשרי לקוחות – באמצעות מערכת אוטומציה עסקית, ניתן לנהל קשרים מול לוקחות באופן הטוב ביותר. מדובר על טיפוח הקשרים מול הלקוחות, שליחת מיילים שיווקיים, הודעות לסלולר, קבלת משובים, שליחת ניוזלטר, פנייה אישית ללקוחות בהתאם להעדפות האישיות שלהם, ניתוח פעולות רכישה של הלקוחות ועוד. המערכת יוצרת קשר עם הלקוחות, פונה אליהם באמצעים שונים, מספקת יחס לכל לקוח, מתזכרת אותם על פגישות שנקבעו, מעדכנת אותם באינפורמציה שיווקית חדשה ועוד.
חסכון בזמן בתפעול העסקי
האוטומציה עסקית, מאפשרת לבצע בו זמנית מספר רחב מאוד של פעולות אשר נעשות באופן האפקטיבי ביותר, תוך ניצול מקסימלי של המשאבים העומדים לרשות החברה. מדובר על אופרציה אשר מאפשרת לעובדים להתמקד בפעולות אחרות לטובת העסק ולהתיר לה לבצע מגוון רחב של פעולות שנועדו להקל על העובדים. מדובר על חיסכון גדול מאוד של זמן ומשאבים, שכן כל הפעולות מתבצעות בו זמנית ויש סנכרון מושלם בין המערכות ואין צורך בתפעול המערכות השונות על-ידי אנשי מקצוע, אלא הכל מתבצע באופן אוטומטי באמצעות המערכת.
